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项目的投、招标
作者：蔚林巍
招标书（RFP）的准备
所有的项目都是通过发现问题和机会来明确项目的需求，以及制订项目的目标。
招标公告书（RFP）的目的是从客户的角度出发，全面、详细地论证，为确定需求、需要做准备，然后征集申请书，通过公开发布信息，公平地对待所有潜在的承包商，以便找到最合适的承包商。
【案例】
明确需求
——1995明尼苏达州博览会
1995年，美国的明尼苏达州准备召开一个博览会，博览会的项目负责人辛克莱把整个博览会的准备工作做得很好。当时有很多相反意见，说劳动节周末之后的大型博览会可能会无法召开，因为那个星期所有好的设备都已经被预订出去了。但是辛克莱不理会那些预测，并且毫不困难地得到了他需要的设备。他制订了一个很全面的招标公告书(RFP)，这个方案确切地描述了他所需要的东西。
RFP中的一些具体规则是，每一件设备必须由带来的人完全所有，没有再转包的余地；一个人最多能提供6个旋转木马或6种其他游戏器具；没有人能同时拥有食品经营权和游戏经营权。其中一些规则的建立使博览会非常有特色，并确保了参与者不会偷走旋转木马，避免了出现整个表演都是从另一博览会照搬过来的局面。
这个RFP的反响是空前的——从质量和数量上来说都是很棒的。事实上，RFP的反响之大，超出了辛克莱自己的预期，他非常满意于此项目的质量和自己选择的结果。他总共收到了156份建议书，提供了总共530个旋转木马，470种游戏器具，150种食品和饮料的特许权。在评估了每一个建议书之后，最终选定了供应商。
在明尼苏达州博览会上，为每个奇妙的娱乐场而准备的最终一批器具是：66个旋转木马，62种游戏器具，14台食品设备。这是一次巨大的成功，在两周的活动中，参与者达1673312人，打破了以往参与者的记录(52000人)，毛收入总共达440万美元。所有这一切之所以能实现，是因为项目领导者不受唱反调的人的影响，而只是努力向前，最后终于做出了一流的RFP。
这案例说明，无论是外包一个项目或采购或进行其他工作，都应该按照项目管理的标准化做法，按照科学的完善的流程来进行工作，这样才能提高项目成功的概率，为企业带来更大的经济效益。
那么，怎样来书写招标公告书？首先要了解RFP包括哪些内容。
招标公告书的内容
序号 包括内容
(1) 工作描述或工作说明 ★
(2) 要求、规格和特征 ★
(3) 希望提供什么样的交付物 ★
(4) 相应的供应条款 ★
(5) 需求确认
(6) 合同类型
(7) 付款方式
(8) 进度计划要求 ★
(9) 提供建议书的格式以及内容提示 ★
(10) 申请书提交的期限 ★
(11) 评价标准
(12) 对客户的或者承包商的资金限制等
备注 带★的表示必须包括的内容
项目负责人的工作是根据自己的需求形成一个RFP。如果对潜在的承包商比较了解，可以通过传真或者信函的形式直接发到潜在的承包商手里，如果不太了解，或者潜在承包商的范围很大，可以通过专门杂志、报纸，通过招标公告书的方式把消息送达，请有意愿者参加招标。
投标决策
作为承包方，面临着要不要去参与投标的问题，即收到对方给的RFP，是否应该回应？这就面临一个投标决策的问题，即是否要投标，这里有几个方面的因素需要考虑。
_竞争。要参与投标，应该了解竞争对手是谁，有没有机会获胜，如果明显没有机会获胜，就没必要参加投标。
_风险。考虑有没有风险，存在哪些风险。
_新的业务与本企业的任务是否一致。如果一项工作、一项业务跟主流方针、组织目标不相吻合，很可能就要占用资源，同时不可能在这个项目中获得更多的收益，至多只是一个小的盈利性项目。
_能不能为今后带来更多的扩展业务机会。当前的机会能不能为企业带来更多的扩展业务机会。
_客户的声望。考虑是否能够增加客户的声望。
_客户资金保障。客户现有的资金是否能够保证。
_执行项目所需资源。支持项目所需要的资源是否能够保证，在进行全面分析之后再决定是否参与竞标。
投标书的撰写
1.投标书的准备
如何准备一份有竞争力的投标书，才能确保在投标过程中获胜？
在写投标书之前，首先要了解与投标活动相关的信息，如竞争对手的有关信心，发标方的一些要求，一些相关的数据，历史记录资料等等，这些为准备投标书提供了一些基本的信息和材料。
2.投标书的内容
(1)技术部分
如果生产一个产品，需要用哪些技术，必须说明你的技术支持。
(2)管理部分
项目怎么运作，怎么进行实施，怎么保证客户的项目成功。
(3)成本部分
就是投标所需的费用、资源。
(4)定价
也就是报价多少，你提供的价格有没有竞争力。
3.提交能获胜的投标书
在完善标书之后，最后就是怎样把它交出去。
投标书相当于一个推销文件，不是一个技术报告，要把这个新产品推销出去，要为产品做宣传。也就是要把自己推销出去，让客户认可你，把项目交给你，在这种情况下，投标书的承包商必须要使客户知道：
_自己的成功经验和专业水平。投标书中要有你过去相关项目的成功经验，以及你的专业水平，靠什么来保证你的预计成果实现，以及你的进度计划等，必须让客户了解并相信你。
_自己的优点。在投标书里突出你和其他竞争者不同的优点。
_投标书要写得简明扼要。投标书要简明扼要，特别在介绍客户要求的时候，必须明确、具体的把客户原来的RFP重复列举出来，使客户相信你真正理解了他的需求，而笼统的书面投标将使客户怀疑承约商是否真正理解他的意图。
_投标书必须实事求是
_必须理解客户的要求
_能执行投标的项目
_能给客户提供的最大价值
_是能解决问题的最佳承约商
_将高度专业化地工作
_将收到预期的成果
_将在预算内和进度计划约束下完成项目
_能使客户满意
【本讲总结】
招标公告书（RFP）是根据项目的需求，从客户的角度出发，通过公开发布信息，把自己的要求诉诸于众，以此来寻找、发现最合适的、最适应的承包商，以保证项目能够顺利实施。那么，投标书怎么撰写？投标书都包括哪些内容？作为一个承约商，如何做出投标决策，如何通过投标书把自己推销出去，如何才能中标？作为客户，怎样评估承约商的投标书？如何才能慧眼识珠，从众多的参与者中找到最适合自己、最适合项目需要的承约商？
本讲对以上诸多问题尽悉详述，一一解答，为你找到解答问题的思路和方法。
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